Dentro de los procesos de gestión de una empresa es muy importante adelantar procesos de PLANEACIÓN U ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN. Con esto se busca ganar eficiencia y cumplir con las metas propuestas al distribuir las actividades a través del tiempo

Para iniciar el trabajo de programación debemos siempre tener en cuenta como se hará el trabajo, cuando se hará, la ubicación donde se hará y por último con quien se cuenta para el trabajo.
Luego de haber determinado lo anterior se debe entrar al trabajo de materializar la planeación mediante un tablero o gráfico visible para todos los interesados.

Existe un método muy popular para organizar la planeación mediante gráficos que es llamado GRAFICO DE GANTT que es una herramienta de programación y control de las actividades que permite ver sus avances en el tiempo.
Para elaborara un Gráfico De Gana debemos tener en cuenta las Actividades A Realizar, es decir las partes del producto o el producto completo. O simplemente operaciones aisladas. Estas actividades las ubicaremos en las líneas horizontales
El otro elemento para tener en cuenta es El Tiempo, el cual podemos clasificarlo en días semanas años etc. según la necesidad de la actividad. Dependiendo de cuanto tiempo se dedicara se indicará con un trazo horizontal en el gráfico.
Un detalle importante para tener en cuenta es que al momento de elaborar el gráfico tengamos una convención reconocida para indicar cuando comienza y cuando termina una actividad, ya que el solo trazo horizontal del que se hablo anteriormente puede no ser muy claro en este sentido.
Al respecto anterior se pueden colocar unas marcas en forma de escuadra al principio y al final de la línea horizontal, o cualquier otra figura que denote claramente el límite en el tiempo.

GRÁFICO DE GANTT

Ahora pasemos a revisar algunas alternativas prácticas para que usted organice eficientemente su proceso productivo. Para este ejercicio consideraremos su producto para determinar la mejor forma de producirlo según las condiciones internas y externas del negocio.

Tendremos también en cuenta si lo que se va a producir es para almacenarlo o si por el contrario se trabajara sobre pedido.
En el caso de que sea Sobre Pedido esta producción tiene algunas características muy ventajosas.

  • Cuenta con clientela asegurada.
  • Se planea la producción a corto plazo.
  • No se necesitan grandes inventarios de materia prima.
  • El almacenaje de productos terminados es cero.

Cuando se habla de Producción Para Almacenar, se refiere al tipo de producción donde se elaboran productos que se tienen almacenados en espera que un cliente solicite determinada cantidad.

  • Permite estandarizar la producción.
  • La mano de obra puede especializarse en algunas operaciones.
  • La planeación puede ser a mediano plazo.
  • Se pueden negociar mayores volúmenes de materia prima a menor costo.

Sin embargo se tienen que enfrentar riesgos como el estancamiento de las ventas que de inmediato afectaran el desenvolvimiento de la microempresa. Para esto es recomendable no exagerar en los inventarios de los productos terminados.

1. PRODUCCIÓN POR PIEZA O POR PRODUCTO.

Es muy común dentro del sector de la microempresa, esta enfocado a las necesidades particulares del cliente, es un trabajo individualizado, se usan los mismos equipos y maquinaria para elaborar varios productos, y lo mas interesante es que hay una relación directa entre el productor y el cliente. Es decir que se elaboran trabajos al gusto y necesidad del cliente ó a la medida.

2. PRODUCCIÓN DE PRODUCTOS O PIEZAS EN SERIE.

Se refiere a la producción que responde a una solicitud de varios productos iguales. Esta forma de producción es claramente más rentable que la anterior, ya que varias de las partes del producto pueden producirse en serie, además esto ofrece varias posibilidades de combinación y acabados al cliente. En pocas palabras, esta forma de producción permite planear machismo mejor los procesos y además aumenta la eficiencia en el uso de los recursos con que cuenta la microempresa.

3. PRODUCCIÓN EN SERIE-MASA.

Este hace referencia a la producción llevada a grandes volúmenes siguiendo patrones similares, es decir grandes cantidades de artículos iguales.

4. PRODUCCIÓN EN MASA.

Más general aun que el anterior este se refiere a una producción masiva de diversos artículos.
Las dos últimas clasificaciones no son las más apropiadas para la microempresa ya que se necesita contar con un amplio mercado, usar una alta tecnología, una planeación a largo plazo, gran inversión de capital.
Por ultimo le recomendamos que sea un observador detallista de los tiempos que se necesitan para la producción de los elementos, no se puede planear correctamente si no se cuenta con esa información, es decir que usted necesita controlar los promedios que maneja su producción.
Aparte del Gráfico De Gana y dependiendo del tipo de proceso, también se pueden aplicar otros mecanismos de programación. Cuando se trata de procesos en línea será aconsejable aplicar el método de Balancear La Línea para manejar los tiempos equitativamente al trabajo que se realiza, cuando se tratan de actividades intermitentes utilice la Secuenciación, cuando se trata de proyectos enteros siga el método de control llamado De La Ruta Crítica.

Como se organiza un producto

Producción: Se ocupa específicamente de la actividad de producción de artículos, es decir, de su diseño, su fabricación y del control del personal, los materiales, los equipos, el capital y la información para el logro de esos objetivos.

Operaciones: Es un concepto más amplio que el de producción. Se refiere a la actividad productora de artículos o servicios de cualquier organización ya sea pública o privada, lucrativa o no.
La gestión de operaciones, por tanto, engloba a la dirección de la producción.

Producto: Es el nombre genérico que se da al resultado de un sistema productivo y que puede ser un bien o un servicio. Un servicio es una actividad solicitada por una persona o cliente.

Actividad productiva: Producir es transformar unos bienes o servicios (factores de producción o inputs) en otros bienes o servicios (outputs o productos).
Producir es también crear utilidad o aumentar la utilidad de los bienes para satisfacer las necesidades humanas.

Entonces podemos decir que la actividad productiva no se limita a la producción física. Estas actividades se denominan actividades económicas productivas y son aquellas que consiguen que el producto tenga un mayor valor. El concepto de producción se divide en:

- Producción en sentido genérico, económico o amplio: es la actividad económica global que desarrolla un agente económico por la que se crea un valor susceptible de transacción.
- Producción en sentido específico, técnico-económico o estricto:
es la etapa concreta de la actividad económica de creación de valor que describe el proceso de transformación.
- Función de producción:
Es aquella parte de la organización que existe fundamentalmente para generar y fabricar los productos de la organización. La función de producción a su vez está formada por:
- Proceso de transformación: es el mecanismo de conversión de los factores o inputs en productos u outputs.

Está compuesto por:

Tarea: es una actividad a desarrollar por los trabajadores o máquinas sobre las materias primas.

Flujo de bienes: son los bienes que se mueven de: una tarea a otra tarea; una tarea al almacén; el almacén a una tarea.

Flujos de información: son las instrucciones o directrices que se trasladan.
Almacenamiento: se produce cuando no se efectúa ninguna tarea y el bien o servicio no se traslada.

Factores de producción: hay de 3 tipos:

Creativos: son los factores propios de la ingeniería de diseño y permiten configurar los procesos de producción.

Directivos:
se centran en la gestión del proceso productivo y pretenden garantizar el buen funcionamiento del sistema.

Elementales:
son los inputs necesarios para obtener el producto (output). Estos son los materiales, energía,...



Output o salidas: son los productos obtenidos o servicios prestados. Se producen también ciertos productos no deseados (residuos, contaminación, etc.).

Entorno o medioambiente: son todos aquellos elementos que no forman parte de la función de producción pero que están directa o indirectamente relacionados con ella.

Entorno genérico: Es todo aquello que rodea a la empresa o coincide con el entorno de la empresa. Por ejemplo: afectan las políticas, condiciones legales, la tecnología.

Entorno específico: Es el que engloba al resto de departamentos de la empresa.

Retroalimentación: es un mecanismo para conocer si se están cumpliendo los objetivos.
Ejemplo: hipermercados

Tipos de organización

Organización: Es la estructura técnica de las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN

1. La estructura, donde es quizá la parte más típica de los elementos que corresponden a la mecánica administrativa.
2.- Como deben de ser las funciones, las jerarquías y actividades.
3.- Las funciones, niveles o actividades que están por estructurarse; más o menos remotamente, ve al futuro inmediato o remoto.
4.- La organización constituye el dato final del aspecto estático o mecánico; nos dice como y quien va a hacer cada cosa y como la va a hacer, cuando la organización está terminada sólo resta actuar, integrando, dirigiendo y controlando.


PROPÓSITOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN


1.- Es de carácter continuo, donde la empresa y sus recursos jamás se puede decir que están sujetas a cambios constantes.
2.- Es un medio al través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3.- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente y con un mínimo de esfuerzo.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de los esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.



DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Es cuando los administradores construyen o cambian la estructura de una organización.
El diseño ideal depende de factores de contingencia como la estrategia, estructura, tamaño, tecnología, ambiente.

Dos tipos de organización

MECÁNICA:
Complejidad, formalización, centralización, es más efectiva en ambientes estables.
ORGÁNICA:
Baja complejidad, formalización y descentralización, se desarrolla en ambientes dinámicos e inciertos.

Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar que tipo de organización es idónea en la situación específica que se esté manejando.

Etapas


DIVISIÓN DEL TRABAJO:
Separación y delimitación de actividades dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo, se divide en jerarquización y departa mentalización.

COORDINACIÓN:
Sincronización de recursos y esfuerzos de un grupo social para lograr los objetivos.

Los factores de los cuales depende la determinación de la clase de organización más adecuada son: Giro o magnitud de la empresa, Recursos, Objetivos, Tipo, y Volumen de producción.

Tipos de organización

Los más usuales son:

1.- Lineal o militar
2.- Funcional o de Taylor
3.- Lineo funcionales
4.- Staff
5.- Comités
6.- Matricial

1- Organización Lineal
6. Organización de la producción

LA ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCION ES UN PROCESO DE VARIAS ETAPAS.

· Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización de la producción, para que se logren dichas metas sus tareas deben ser establecidas primero.

· Dividir la carga total de trabajo en actividades que puedan ser ejecutadas en forma lógica y cómoda por una persona o por un grupo de personas. La división debe ser en base a las cualidades. Las tareas deben ser apropiadas.

· Combinar el trabajo de modo lógico y eficiente.

· Conforme crece la producción, se hace necesario agrupar a las personas cuyas tareas guardan relación entre sí.

· Se agrupan por departamento los procesos productivos, en diferentes niveles, y a esto le llamamos departa mentalización de la producción.

· La producción se agrupan conforme a características comunes, dependiendo de sus cualidades.

· Establecer mecanismos para coordinar, mejorar e incrementar la producción es uno de los objetivos principales de la organización de la producción.

· Vigilar la eficiencia de la producción y hacer ajustes para mantenerla o mejorarla.

NUEVAS FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCION UNA REALIDAD EN AMERICA LATINA

Las empresas deben organizarse de acuerdo con un nuevo concepto: el de ser más flexible en contraposición al viejo paradigma taylorista-fondista centrado en producir altas cantidades estandarizadas para un mercado rígido y muchas veces cautivo. Las empresas integran más sus flujos de información y sus flujos de materiales de producción.

Si la empresa intenta atender objetivos de flexibilización; la informática y la automatización empiezan a aparecer. Sin embargo, por más automatizada que se halle, siempre será necesario tener un buen nivel de calidad en su organización y en su talento humano.

A nivel organizacional se vienen presentando varios tipos de cambios: en las relaciones entre empresas, en la organización de la empresa, en la organización de la producción y en la organización del trabajo; revisemos como han sido:

1. Cambios de las relaciones entre empresas:
Se basan en la búsqueda de condiciones de flexibilidad mediante el aumento de la subcontratación a través de la terciarización de sus actividades.
Este último proceso se puede desarrollar de tres formas:
Terciarización de la actividad productiva propia, cuando la empresa que terciariza deja de fabricar ciertos productos y los empieza a adquirir de proveedores externos.
Terciarización de actividades de apoyo, o servicios de apoyo a la producción, mediante la contratación de empresas que prestan este servicio. (Actividades de vigilancia, jardinería, restaurante, servicio médico, limpieza, mantenimiento, transporte, etc.)

Subcolocación de la mano de obra para ser empleada en la actividad productiva, la empresa contrata una empresa proveedora de trabajadores que coloca trabajadores en una actividad directa del contratante pero sin vínculo laboral con este.

2. Cambios en la organización general de la empresa:
Se desdibujan las divisiones y funciones clásicas, tornándose en una organización más volcada hacia resultados. Se cubren así las diferentes áreas de negocios, se reducen los niveles jerárquicos y se redefinen las áreas funcionales quebrando los viejos criterios de los compartimentos estancos.
En esta línea se han visto agrupaciones de áreas de producción con calidad y mantenimiento. Se integran áreas de diseño de productos, ventas y producción hacia diseño de producto y proceso e ingeniería simultáneamente.

3. Cambios en la organización de la producción:
Que buscan reducir los tiempos muertos, de parada y de daño, aumentar la rotación del capital y reducir los inventarios; cumplir más rápido entre el momento de recibir un pedido y el momento de entregarlo conforme a las condiciones previstas. En la industria es más importante ahora incidir en indicadores como el tiempo de respuesta.
Las industrias que hacen fabricación en lotes (producción discreta) como las auto partes o las piezas mecanizadas, resultan muy aplicables los conceptos y modelos de tecnología de grupo, células de producción y mini-fábricas. Estas modalidades tratan de conformar familias comunes de piezas con procesos productivos y geometrías similares, de forma que puedan ser producidas ágilmente con un grupo de máquinas y gente muy compenetrada.

4. Cambios en la organización del trabajo:
Se está llegando a la sustitución total de las nociones de tarea y de puesto de trabajo, muy arraigadas en las organizaciones. Se conjugan ahora las funciones de operación, inspección de calidad y mantenimiento.
En los sistemas muy automatizados la operación ya no solo se ocupa de actuar rápidamente sobre las desviaciones detectadas, imprevistos o incidentes. Se atiende su prevención, anticipación de acciones correctivas intentando siempre mantener el flujo productivo.
La operación asume una responsabilidad de gestión del flujo productivo en términos, no solo de cantidad, sino de calidad. Se abarca una serie de actividades que tradicionalmente se han asignado a los niveles de planeamiento o de jefatura. Crece notoriamente la importancia de la comunicación horizontal entre los trabajadores.

En esta línea se empieza a distinguir el trabajador multifunción al del trabajador multicualificado. El primero puede operar más de una máquina con características semejantes, pero será siempre un operador y su movilidad se centrará en las diferentes máquinas que pueda controlar.

El otro, el multicualificado, incorpora diferentes competencias y repertorios de actuación, su perfil integra diferentes habilidades, juega un papel distinto en la producción. Mientras en el primer caso se está ante un concepto aditivo hacia la agregación de tareas, en el segundo se trata de una profundización de sus competencias.

La introducción de procesos automatizados en los que el operario juega un papel de operación y control, va a tener resultados de productividad adecuados solo en la medida en que los trabajadores adquieran un conocimiento efectivo del funcionamiento real de todo el proceso.

La introducción de metodologías de análisis del trabajo que permitan visualizar claramente ese nuevo conjunto de competencias de modo que se integren a los procesos de formación y certificación resulta necesario complemento a esta nueva demanda derivada de la organización del trabajo.

Referencias:

http://www.gestiopolis.com/canales/emprendedora/articulos/23/pnplan.htm

http://www.wikilearning.com/organizacion_de_la_produccion_y_sistemas_de_formacion-wkccp-11264-6.htm

http://www.ilo.org/public/spanish/region/ampro/cinterfor/publ/sala/vargas/for_com/i.htm